Delegacja Pracownika

Polub nas i bądź na bieżąco z naszym doradztwem

Delegacja Pracownika

Z pojęciem delegacji czy też inaczej ujmując podróży służbowej zetknął się z pewnością każdy z nas. Termin ten coraz częściej pojawia się w sferze biznesu i relacjach pracodawca-pracownik. Wynika to głównie z potrzeby dostosowania realizowanych działań do szybko zmieniającego się otoczenia i potrzeb rynku. Lokalne firmy niejednokrotnie zmuszone są szukać kontrahentów czy klientów poza obszarem swoich dotychczasowych działań. Delegacje pracownicze dają sposobność przesyłania zatrudnionych w różne miejsca w zależności od zapotrzebowania na pracę  i wymagań rynku, bez konieczności tworzenia filii czy oddziałów. Czy są one dobrym rozwiązaniem i dla kogo się opłacają? O tym możecie przeczytać poniżej.

Delegacja pracownika-definicja

Delegację zdefiniować należy jako wyjazd pracownika poza stałe miejsce wykonywania pracy lub poza miejscowość w której znajduje się siedziba pracodawcy. Aby jednak mówić o podróży służbowej (delegacji) muszą być spełnione jeszcze dwa warunki, a mianowicie: delegacja musi zostać zlecona przez zatrudniającego, a jej celem musi być wykonanie określonego służbowego zadania. Dopiero wystąpienie wszystkich trzech czynników łącznie pozwala stwierdzić czy mamy do czynienia z delegacją pracowniczą. Zgodnie z Kodeksem Pracy głównym kryterium określenia delegacji jest także docelowe miejsce wyjazdu. Jeżeli bowiem pracownik wyjedzie nawet do miejsca położonego na drugim końcu miasta, powiatu czy nawet województwa, ale jako pracownik terenowy znajduje się ciągle w swoim stałym miejscu pracy, to nie należy takiego wyjazdu uznawać jako delegacja pracownika. Z kolei jeśli zatrudniony pracujący wyłącznie w stacjonarnym biurze będzie musiał wyjechać do leżącej tuż obok miejscowości w celu wykonania zadania służbowego, to w tym wypadku konieczne już będzie rozliczenie delegacji.

! Czas delegacji może być różny. Żadna z ustaw, w tym także Kodeks Pracy nie doprecyzowuje ile może trwać delegacja. W związku z tym okres ten może wynosić jeden dzień lub np. dwa miesiące.

Rozliczenie delegacji z pracownikiem

Zgodnie z przepisami kodeksu Pracy pracownikowi delegowanemu przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wysokość oraz warunki ustalania wynagrodzenia dla pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej określona jest przez ministra pracy w drodze rozporządzenia. Wskazuje on wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży zagranicznej -walutę, w jakiej będzie ustalona dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków. Przedstawia się to następująco:

  • dieta w czasie podróży krajowej przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia wynosi 30 zł na dobę. Należności oblicza się na podstawie czasu trwania (od momentu rozpoczęcia do zakończenia) podróży służbowej.
Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po
wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:
1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
b) od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą
dobę:
a) do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Zwracam uwagę, że:
  • Dieta (30 zł) nie przysługuje:
    1) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach,
    2) jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
  • Kwotę diety  zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że
    każdy posiłek stanowi odpowiednio:
    1) śniadanie – 25% diety;
    2) obiad – 50% diety;
    3) kolacja – 25% diety.
  • Jeżeli nie zapewniono pracownikowi bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.
  • za nocleg przysługuje zwrot kosztów na podstawie rachunków jednak w wysokości nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. Zwrot kosztów za nocleg może być wypłacany ryczałtowo.
  •  za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Jednakże na wniosek pracownika pracodawca może przekazać zaliczkę na pokrycie kosztów podróży.

Odmiennie kształtuje się wypłacanie należności z tytułu delegacji pracownikom, którzy nie są zatrudnieni w sferze budżetowej. Zasady wypłacania w odniesieniu do tych delegowanych określają:

  • układ zbiorowy pracy,
  • regulamin wynagradzania  lub
  • treść umowy o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub nie jest zobowiązany do ustalania regulaminu.

Rozporządzenie MPiPS stanowi zatem wzorzec, ponieważ ani układy zbiorowe pracy, ani regulaminy nie mogą ustalać diet w wysokości niższej niż przewidziana w rozporządzeniu. Wobec tego ustawodawca przyznaje możliwość rozliczania należności z podróży służbowych w wyższej wysokości.

 

Przykład:
Antonii Kowalski przebywał na wyjeździe służbowym  od 02.06.2017 r. do 05.06.2017 roku: wyjazd o godzinie 8.00, powrót o  16.30. Podróż służbowa trwała zatem 3 pełne dni i jeden niepełny, który trwał jednak więcej niż 8h, zatem za trzeci dzień przysługuje mu pełna dieta.
Pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego noclegu. Pracownik też nie przedstawił żadnego rachunku za nocleg, zatem otrzyma ryczałt za 4 dni przejazdów oraz za 3 noclegi.
Jak dokonać obliczeń:
  • 4 (doby zgodnie z przepisami o których pisałam wyżej)  x 30 zł (wysokość diety)= 120 zł.
  •  3 razy wysokość ryczałtu za nocleg 3 x 45 zł (30,00 zł x 150%) = 135 zł
  • stawka za dojazdy komunikacją miejską : 4 x 6 zł = 24 zł.
  • Na koniec wszystko sumujemy co daje łącznie kwotę 279 zł za pobyt na wyjeździe służbowym (TO SĄ TWOJE KOSZTY DZIAŁALNOŚCI PRZEDSIĘBIORCO! PAMIĘTAJ O NICH ZANIM ZAPŁACISZ PODATKI)


Podstawa prawna:

Art 77 Kodeksu Pracy

Rozporządzenie MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

 

 

 

 

 

 

Delegacja Pracownika
Oceń stronę

Polub nas i bądź na bieżąco z naszym doradztwem

Leave a Comment