Dokumentacja pracownicza

0
1401

Dokumentacja pracownicza

Każdy pracodawca zobowiązany jest do rzetelnego i kompleksowego tworzenia, prowadzenia jak również przechowywania dokumentacji pracowniczej związanej ze stosunkiem pracy. Jakie dokumenty w związku z zatrudnieniem pracodawca powinien gromadzić, w jaki sposób i przez jaki okres należy je archiwizować ?

Dokumentacja związana ze stosunkiem pracy

Dokumentację pracowniczą, najogólniej ujmując, możemy podzielić na:

  • osobową na którą składają się:
    akta pracownicze – pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe, które powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Dokumenty gromadzone są w formie teczki personalnej, podzielonej na trzy części: A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, C – dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy. Każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz dokumentów.
    – ewidencje – w zakresie ewidencji należy prowadzić kartę ewidencji czasu pracy, ewidencję pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych, kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego,
    środków ochrony indywidualnej oraz wypłaty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży
    i obuwia roboczego oraz ich pranie i konserwację.
    – kartoteki – mogą być prowadzone zarówno papierowo jak i elektronicznie.
    – rejestry – pracodawca zobowiązany jest prowadzić rejestr wypadków przy pracy, rejestr przypadków stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia, występujących na stanowiskach pracy,  rejestr prac wykonywanych: w kontakcie z substancjami chemicznymi, ich mieszaninami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym, w warunkach narażenia na działanie szkodliwych czynników biologicznych.
    – wykazy – gromadzone są przez pracodawcę w oparciu o obowiązujące przepisy prawa pracy – pracodawcy prowadzą następujące wykazy: wykaz pracowników odpowiedzialnych za udzielanie pierwszej pomocy oraz wykonywanie działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników, wykaz prac lekkich wykonywanych przez młodocianych, wykaz prac wykonywanych w warunkach szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia oraz prac monotonnych lub wykonywanych w ustalonym z góry tempie, wykaz prac szczególnie niebezpiecznych albo związanych z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym, wykaz stanowisk pracy, na których są wykonywane prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, wykaz prac wykonywanych przez co najmniej dwie osoby.
  • płacową na którą składają się:
    imienna karta wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą – karta daje pracodawcy możliwość kontroli realizacji uprawnień
    pracowniczych, pracownikowi z kolei stwarza możliwość sprawdzenia, czy otrzymał wszystkie należne mu świadczenia.

Dokumentacja pracownicza – zasady i terminy przechowywania, niszczenia, archiwizowania

Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana w warunkach zapewniających jej należytą ochronę przed zniszczeniem oraz kradzieżą.
Pracodawca jest obowiązany przechowywać poszczególne rodzaje dokumentacji w następujących okresach:

  • dokumentację osobową (akta pracownicze, dokumenty dotyczące okresów zatrudnienia i wynagrodzenia oraz inne na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty) przez 50 lat od momentu ustania zatrudnienia pracownika,
  • dokumentację skarbową (np. kopię PIT-11) przez 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku,
  • dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe ZUS, dokumentację związaną z ZFŚS przez 5 lat licząc od dnia przekazania rozliczeń do ZUS,
  • dokumentację związaną z wypadkami zbiorowymi, śmiertelnymi i powodującymi inwalidztwo przez 25 lat,
  • protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową przez 10 lat,
  • dokumentację pracowniczą związaną z ewentualnymi roszczeniami pracowników warto przechowywać w celach dowodowych przez 3 lata od momentu kiedy roszczenie stało się wymagalne.

W przypadku, gdy następuje likwidacja pracodawcy lub jego upadłość, wówczas pracodawca musi wskazać podmiot prowadzący działalność w zakresie przechowywania
dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana oraz zapewnić środki na ten cel.

Warto zaznaczyć, że pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, która nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników lub/oraz pozostawia dokumentację związaną ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem popełnia wykroczenie i podlega karze grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł.



Podstawa prawna:

Art. 125a ust. 4 Ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych

Art. 51u Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 ze zm.)

Art. art. 94 pkt 9b; art. 281, art. 291 Kodeksu pracy

Art. 70 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika

 

 

 

Dokumentacja pracownicza
5 (100%) 3 votes

Polub nas i bądź na bieżąco z naszym doradztwem

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Wpisz swój komentarz
Wpisz swoje imię