Jak stworzyć harmonogram czasu pracy ?

0
1502

Jak stworzyć harmonogram czasu pracy ?

Harmonogram czasu pracy jest narzędziem umożliwiającym pracodawcy zaplanowanie działań w przedsiębiorstwie jak również ułatwiającym późniejsze rozliczenie pracowników. Zatrudnionym z kolei daje wiedzę w jakich dniach i godzinach ich praca w zakładzie została zaplanowana.
Jak poprawnie stworzyć harmonogram ? Na co zwrócić uwagę ? Kiedy harmonogram tworzy się w zakładzie obowiązkowo a kiedy można go rozpisać dobrowolnie ?

Czym jest harmonogram czasu pracy i kiedy pracodawca ma obowiązek go tworzyć ?

Harmonogram czasu pracy zdefiniować możemy jako grafik, plan, zestawienie, rozkład czasu pracy w danym okresie obowiązujący określonego pracownika / grupę pracowników. Bez względu na to jak go nazwiemy, powinien on odzwierciedlać w jakich tygodniach, dniach, godzinach dany pracownik ma zaplanowane przez pracodawcę świadczenie pracy. Nie wszystkie absencje- termin ich wystąpienia jak również czas trwania pracodawca jest w stanie przewidzieć w momencie sporządzania harmonogramu czasu pracy  np. zwolnienie lekarskie, urlop na żądanie, opiekę nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny, wygaśnięcie stosunku pracy itp. dlatego też zmiany w grafiku mogą się pojawić i w przypadku wystąpienia nieprzewidzianych sytuacji są dopuszczalne.

Harmonogramy czasu pracy obowiązkowo muszą sporządzać pracodawcy, którzy:

  • stosują równoważne systemy czasu pracy,
  • stosują pracę zmianową,
  • zatrudniają pracowników świadczących pracę także w niedzielę i święta,
  • stosują różne terminy dni wolnych wynikających z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

Rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony – w formie pisemnej lub elektronicznej – na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład.

Nie ma wymogu tworzenia harmonogramów dla pracowników, jeżeli:

  • rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia albo z umowy o pracę
    Np. Pani Małgorzata zatrudniona jest na stanowisku tłumacza. Zgodnie z zapisami regulaminu pracy oraz umowy pracuje na pełen etat w godzinach 7.00-15.00 od poniedziałku do piątku. Pracodawca nie ma więc obowiązku tworzenia dla pani Małgorzaty harmonogramu czasu pracy. Ewentualne absencje lub nadgodziny pracodawca rozliczy na podstawie ewidencji czasu pracy.
  • pracodawca w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w kodeksie pracy; w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik
    Np. Pan Mirek jest zatrudniony w systemie zadaniowym na 1/2 etatu. Ma obowiązek wykonać każdego dnia określone zadania -ustalone z pracodawcą i dostosowane do wymiaru etatu. Pracodawca nie kontroluje jego godzin pracy – rozlicza go z wykonanych zadań. W związku z tym nie tworzy dla pracownika harmonogramu.
  • pracodawca na pisemny wniosek pracownika stosuje wobec niego ruchomy czas pracy
    Np. Pan Jan zgodnie z wcześniej złożonym przez siebie i zaakceptowanym przez pracodawcę wnioskiem może przychodzić do pracy o dowolnej godzinie miedzy 7.00 a 9.00 i wychodzić po przepracowaniu 8 godzin – pracuje więc w tzw. ruchomym czasie pracy. Pracodawca nie musi tworzyć harmonogramu dla Pana Jana, gdyż to pracownik każdego dnia decyduje o godzinach swojej pracy.
  • pracodawca na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy
    Np. Pani Wiola zatrudniona jest w ramach podstawowego systemu czasu pracy, którego dobowa norma wynosi maksymalnie 8 godzin. Ze względu na opiekę nad małoletnim synem wystąpiła z wnioskiem o stosowanie wobec niej indywidualnego rozkładu czasu pracy. Ustaliła z pracodawcą, że będzie przychodziła do pracy o godzinie 7.00  i wychodziła z pracy o godzinie 15.00 (wszyscy pozostali pracownicy wykonują pracę w godzinach 8.00-16.00). Pracodawca nie ma obowiązku tworzenia dla niej harmonogramu.

Na co zwrócić uwagę tworząc harmonogram czasu pracy ?

Tworzenie harmonogramu czasu pracy nie jest skomplikowane ale wymaga zachowania określonych norm wyznaczonych przez kodeks pracy.
Pierwszym krokiem do stworzenia rozkładu czasu pracy jest określenie wymiaru czasu pracy obowiązującego pracownika w danym okresie rozliczeniowym oraz określenie długości okresu rozliczeniowego.

Pracodawca tworząc harmonogram czasu pracy musi także pamiętać o:

  • zachowaniu nieprzerwanych odpoczynków dobowych i tygodniowych,
  • zachowaniu dobowej (zasadniczo 8 godzin) i średniotygodniowej (zasadniczo 40 godzin) normy pracy,
  • zapewnieniu wolnej niedzieli przynajmniej raz na 4 tygodnie,
  • określeniu terminów dni wolnych od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
  • planowaniu pracy zgodnie z obowiązującym pracownika wymiarem (nie można planować nadgodzin !),
  • wyznaczeniu rozpoczęcia pracy pracownikowi tylko raz w danej dobie pracowniczej (wyjątek stanowi ruchomy czas pracy),
  • uwzględnieniu urlopów zgodnie z planem urlopowym (jeżeli nie jest tworzony – zgodnie z wnioskami pracowników).

Tworzenie harmonogramu a definicje prawa pracy

Niemożliwe wręcz jest prawidłowe stworzenie harmonogramu czasu pracy bez znajomości co najmniej takich definicji jak:

  • doba pracownicza – 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
  • tydzień (według kodeksu pracy) – 7 kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego,
  • normy czasu pracy – limity czasu pracy, czyli maksymalne dopuszczalne ilości czasu pracy wyrażone w określonej jednostce czasu: dobie (norma dobowa) i tygodniu ( norma tygodniowa, ustalona z jednej strony w ilości godzin, z drugiej zaś w liczbie dni).
  • okres rozliczeniowy – jednostka czasu ( wyrażona w tygodniach lub miesiącach) w ramach, którego następuje planowanie (organizowanie) czasu pracy oraz jego rozliczenie,
  • wymiar czasu pracy – liczba godzin pracy w poszczególnych jednostkach czasu – dniach, tygodniach oraz okresach rozliczeniowych przypadających do przepracowania pracownikowi w zależności od wielkości etatu,
  • system czasu pracy – określony w przepisach dopuszczalny sposób organizowania czasu pracy,
  • odpoczynek dobowy – nieprzerwany odpoczynek pomiędzy kolejnymi dniami pracy. Zgodnie z art. 132 kodeksu pracy wynosi on co najmniej 11 godzin,
  • odpoczynek tygodniowy – co najmniej 35-godzinny nieprzerwany odpoczynek tygodniowy obejmujący co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego (może być skrócony do 24 godzin w sytuacji stosowania systemu zmianowego).


Podstawa prawna:

Art. 128-151 Kodeksu pracy

Jak stworzyć harmonogram czasu pracy ?
5 (100%) 1 vote

Polub nas i bądź na bieżąco z naszym doradztwem

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Wpisz swój komentarz
Wpisz swoje imię