Nowe deklaracje i druki ZUS 2019

0
2528

Nowe deklaracje i druki ZUS 2019

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat to bardzo istotna i korzystna dla pracodawców oraz zleceniodawców zmiana. Wiąże się bowiem nie tylko z niższymi kosztami archiwizacji ale także przekazywaniem informacji dotyczących zatrudnienia i wynagrodzenia pracowników oraz zleceniobiorców na bieżąco do ZUS dzięki czemu nie będzie konieczne wystawianie dodatkowych zaświadczeń w przyszłości. W tym celu właśnie pojawiły się nowe druki deklaracji oraz zmianie uległy niektóre z już istniejących formularzy.

Oświadczenie OSW oraz raport RIA – kiedy i dla kogo ?

Od 1 stycznia 2019 r. dla wszystkich nowo zatrudnianych osób akta pracownicze pracodawca /zleceniodawca ma obowiązek przechowywać 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.
Dla pracowników, którzy zatrudnieni byli po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. możliwe jest skrócenie okresu przechowywania dokumentacji z 50 do 10 lat ale tylko jeśli pracodawca spełni dodatkowe warunki, które polegają na przekazaniu do ZUS oświadczenia (ZUS OSW) oraz raportu informacyjnego (ZUS RIA).
Natomiast akta pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca / zleceniodawca ma obowiązek przechowywać przez okres 50 lat.

ZUS OSW to oświadczenie, w którym pracodawca / zleceniodawca deklaruje, że przekaże do ZUS raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018. Oświadczenie to można złożyć w wybranym przez siebie terminie. Można także wycofać ten dokument, ale jedynie do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA.

ZUS RIA to raport informacyjny, który pracodawca / zleceniodawca ma obowiązek przekazać do ZUS po złożeniu oświadczenia ZUS OSW. Zastąpi on obowiązek wystawiania w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń. Dane z tego dokumentu zapisywane będą bowiem na koncie ubezpieczonego.
Raport informacyjny można złożyć za pracownika lub zleceniobiorcę.

Termin na złożenie do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, związany jest z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych.

Jeżeli oświadczenie o zamiarze przekazania raportów zostanie złożone i nie zostanie odwołane – wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę, należy przekazać:

  • w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia – jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył pracę przed złożeniem oświadczenia,
  • wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA – jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył pracę po złożeniu oświadczenia.

Dodatkowo należy przekazać ten dokument pracownikowi zwolnionemu w formie papierowej oraz po upływie 10 lat od złożenia raportu ZUS RIA wydać byłemu pracownikowi dokumenty związane z jego zatrudnieniem.

Raport informacyjny ZUS RIA zawiera takie dane jak:

  • wypłacone przychody niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata kalendarzowe przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
  • okresy wykonywania pracy nauczycielskiej, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
  • okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (prace wymienione w starych wykazach) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
  • okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (prace wymienione w nowych wykazach  ) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
  • data, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informacja, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany,
  • informacja czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy.

!!! Zmiany nie przewidują wykazywania w raporcie informacyjnym ZUS RIA danych o okresach pracy górniczej, pracy równorzędnej z pracą górniczą oraz o okresach zaliczanych do pracy górniczej. Po 31 grudnia 2018 r. nadal więc istnieje obowiązek przechowywania dokumentacji zawierającej te dane przez okres 50 lat jak również w dotychczasowy sposób potwierdzania zatrudnienia i wynagrodzenia pracownikom ubiegającym się o emeryturę.

Nowy dokument – imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/  okresach pracy nauczycielskiej ZUS RPA

Bez względu na to, w jakim charakterze zatrudniony był pracownik należy przekazywać za niego do ZUS imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/ okresach pracy nauczycielskiej ZUS RPA, określony jako imienny raport miesięczny ZUS RPA. Raportu tego nie ma obowiązku przekazywać za każdy miesiąc, lecz tylko za ten miesiąc, w którym:

  • wypłacono tej osobie przychód należny za lata poprzednie, np. wypłacono w marcu 2019 r. trzynastkę za 2018 r.,
  • obok świadczeń wypłaconych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem, np. obok zasiłku chorobowego, wypłacono tej osobie taki składnik wynagrodzenia jak, np. dodatek stażowy, od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
  • pracownik ten wykonywał pracę nauczycielską.

Imienny raport miesięczny ZUS RPA służy jako uzupełnienie danych przekazanych za pracownika w innych imiennych raportach miesięcznych w taki sposób, aby ZUS mógł je wykorzystać przy przyznawaniu i obliczaniu wysokości świadczeń emerytalnych lub rentowych.

Formularze ZUS ZWUA I DRA – jakie zmiany ?

Modyfikacji od 1 stycznia 2019 r. uległy ZUS ZWUA i ZUS DRA.

W dokumencie ZUS ZWUA dotyczącym wyrejestrowania z ubezpieczeń został dodany nowy blok V, który zawiera takie informacje jak: data rozwiązania, wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy/ stosunku służbowego (tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informacja, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany).

W deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA z kolei został usunięty blok VI dotyczący rozliczenia części IV i V – rozliczenia składek na ubezpieczenia społeczne oraz świadczeń podlegających rozliczeniu w ciężar składak na ubezpieczenia społeczne oraz dodany został blok IX – zestawienie należnych składek do zwrotu/zapłaty. W bloku tym rozliczone będą składki na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne, fundusz pracy i fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych, fundusz emerytur pomostowych oraz wypłaconych świadczeń podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne. 

Informacja miesięczna / roczna dla osoby ubezpieczonej

W dokumentach tych zostały dodane takie informacje jak:

  • kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
  • kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe,
  • kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
  • kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i który jest należny za inny rok kalendarzowy,
  • okres wykonywania pracy nauczycielskiej.

Nowe druki i deklaracje ZUS 2019 to także konieczność dostosowania programu Płatnik. Dokonanie aktualizacji jest konieczne do 25 stycznia 2019 roku. W okresie od 1 do 25 stycznia 2019 r., będą funkcjonowały równolegle dwie wersje programu Płatnik – obecna 10.01.001 oraz nowa 10.02.002. Jest to okres przejściowy, w którym przedsiębiorca ma czas na pobranie i zainstalowanie nowej wersji programu. Od 26 stycznia 2019 r. będzie obowiązywała wyłącznie nowa wersja programu Płatnik (10.02.002).

Rozliczenie składek za grudzień 2018 r. (w styczniu 2019 r.) pracodawca powinien przygotować jeszcze z wykorzystaniem wersji 10.01.001 programu Płatnik.
Nową wersję programu Płatnik (10.02.002) należy pobrać w sytuacji, gdy w pierwszej połowie stycznia 2019 r. konieczne będzie wyrejestrowanie pracownika z ubezpieczeń.



Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357).

 

Nowe deklaracje i druki ZUS 2019
4 (80%) 5 vote[s]

Polub nas i bądź na bieżąco z naszym doradztwem

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Wpisz swój komentarz
Wpisz swoje imię