Nowe zasady prowadzenia akt osobowych

0
421

AKADEMIA TRENINGOWA VAT

ZNIŻKA + DOSTĘP 365 DNI + 2 BONUSY

SPRAWDŹ TERAZ

---------------------------------------------------------

Nowe zasady prowadzenia akt osobowych

Akta osobowe pracowników to jedne z najważniejszych dokumentów kadrowych w każdym przedsiębiorstwie. Obowiązek ich rzetelnego prowadzenia oraz bezpiecznego przechowywania wynika wprost z przepisów prawa pracy. Od 01.01.2019 r. wchodzą w życie nowe regulacje dotyczące zakładania, prowadzenia jak również archiwizowania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Nowe zasady prowadzenia akt osobowych już niebawem zaczną obowiązywać dlatego warto je poznać jak najszybciej i dobrze się do nich przygotować.

Dokumentacja pracownicza – papierowa czy elektroniczna ?

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 94 Kodeksu pracy, który zacznie obowiązywać już od 01.01.2019 r. pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w wersji papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Jest to niewątpliwie duża nowość a dla wielu przedsiębiorców również spore ułatwienie aby prowadzić i przechowywać dokumentację w wersji elektronicznej. Zmiana jednak dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania informacji związanych z zatrudnieniem wiąże się z koniecznością odpowiedniego przygotowania się oraz obowiązkiem informacyjnym wobec pracowników. 

O czym należy bezwzględnie pamiętać?
Przede wszystkim o prawidłowym wprowadzeniu zmian, przekazaniu odpowiedniej informacji pracownikom, dostosowaniu systemu informatycznego, zapewnieniu bezpieczeństwa danych.
Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca może zmienić postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentacje pracowniczą, ale musi pamiętać, że:

  • zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem
    papierowym,
  • zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym,
  • jest zobowiązany poinformować pracowników w sposób przyjęty w przedsiębiorstwie o: zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji, o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • jest zobowiązany zawiadomić w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia,
  • w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przysługuje następującym członkom rodziny:dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym/ przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka/ małżonkowi (wdowie i wdowcowi)/ rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym,
  • w przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej może zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji,
  • dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej,
  • prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w postaci elektronicznej wymaga stosowania systemu teleinformatycznego zapewniającego bezpieczeństwo,
  • ma obowiązek wydać kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na złożony w postaci papierowej lub elektronicznej na wniosek pracownika/ byłego pracownika lub  w przypadku śmierci pracownika/ byłego pracownika na wniosek osób (członków rodziny) uprawnionych do odbioru dokumentacji.

Nowa część w aktach osobowych pracownika

Dla każdego zatrudnionego pracownika pracodawca musi prowadzić akta osobowe, pamiętając, że:

  • dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane,
  • przed każdą z części akt osobowych należy zamieścić pełny wykaz dokumentów, które się w niej znajdują (czyli tzw. spis treści).

Akta osobowe w obecnym stanie prawnym składają się z 3 części:

  • części A – zawierającej dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (np. kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, świadectwa pracy od poprzednich pracodawców, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe kandydata);
  • części B – zawierającej dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (np. umowę o pracę, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej, orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi);
  • części C – zawierającej dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (np. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy).

Nowe zasady prowadzenia akt osobowych to jednak nie tylko wybór pomiędzy papierową a elektroniczną wersją dokumentacji ale również zgodnie z projektem rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (z 13 września 2018 r.) wprowadzenie do akt osobowych dodatkowej części D.W związku z tym teczka pracownicza w przyszłym stanie prawnym składać się będzie z 4 części:

  • części A – zawierającej dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (np. kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, świadectwa pracy od poprzednich pracodawców, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe kandydata);
  • części B – zawierającej dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (np. umowę o pracę, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej, orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi);
  • części C  – zawierającej dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (np. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy),
  • części D – zawierającej odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary (po upływie określonego czasu), ze względu na obowiązek usuwania z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu, w przypadkach określonych w art. 113 Kodeksu pracy oraz wskazanych w przepisach odrębnych. 

! W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b (przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł,chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji) pracowniczej, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.

Nowe terminy archiwizowania akt osobowych

Nowe regulacje kodeksu pracy (art. 94 pkt. 9b) zobowiązują pracodawcę aby przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł,chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Co ustawodawca miał na myśli wskazując dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej jeżeli odrębne przepisy tak stanowią ?

Otóż, jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca:
1) jest stroną tego postępowania – przechowuje dokumentację pracowniczą do
czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu okresu, o którym mowa w art. 94 pkt 9b (przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł);
2) powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

W przypadku zaś nawiązania ponownie stosunku pracy z tym samym pracodawcą i kontynuowaniu prowadzenia wcześniej założonych akt osobowych okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

  • okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w wyznaczonym
    okresie.

Pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej.



Podstawa prawna:

Art. 94 – 9412 Kodeksu pracy
Projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (z 13 września 2018 r.)

 

Nowe zasady prowadzenia akt osobowych
Oceń stronę

Polub nas i bądź na bieżąco z naszym doradztwem

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Wpisz swój komentarz
Wpisz swoje imię