Obowiązki pracodawcy na koniec roku

0
1456

Obowiązki pracodawcy na koniec roku

Zakończenie roku kalendarzowego to moment przełomowy dla każdego z nas. Oznacza nie tylko nowe postanowienia, obietnice, zmiany ale także podsumowanie tego co już za nami. Analizujemy wszystko co udało nam się zrealizować jak również to do czego dążyliśmy ale z jakichś powodów osiągnięcie celu okazało się niemożliwe. Także dla pracodawców jest to czas szczególny pod względem obowiązków jakie mają wobec swoich pracowników. Przedsiębiorca na przełomie roku nie tylko bowiem kalkuluje zyski czy szacuje sprzedaż, ale także rozlicza zatrudnionych, podsumowuje efekty ich pracy, ustala plany i założenia na nowy rok.

Koniec roku a obowiązki pracodawcy

Z czym dokładnie wiąże się zakończenie roku dla pracodawcy ? Między innymi właśnie z koniecznością dopełnienia wielu ustawowych obowiązków względem swoich pracowników.

Urlop wypoczynkowy

Po pierwsze urlopy wypoczynkowe. Pracownicy powinni je wykorzystać w całości w roku kalendarzowym, w którym nabyli do nich prawo jednak w praktyce nie zawsze jest to możliwe lub wykonalne np. w wyniku długotrwałej choroby, przebywania na urlopie macierzyńskim/wychowawczym, czy odbywania zasadniczej służby wojskowej. Pracodawca powinien dokonać analizy sytuacji urlopowej poszczególnych pracowników i ustalić ile dni ,,wolnego” pozostało im do wykorzystania. Następnie w przypadku niewykorzystanych urlopów powinien – jeżeli to możliwe – udzielić pracownikom urlopu w bieżącym roku lub ustalić jego wykorzystanie w przyszłym roku. Nieudzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym i jest zagrożone karą grzywny od 1000 do 30 000 zł. Wyjątkowo niewykorzystany w danym roku urlop wypoczynkowy pracownik musi pobrać najpóźniej do 30 września n.r.

Ilość godzin nadliczbowych – ważne LIMITY

Obowiązkiem pracodawcy jest także dopilnowanie, czy ilość godzin nadliczbowych w ciągu danego roku nie przekroczyła określonej w ustawie liczby. (Ilość godzin nadliczbowych  nie może przekroczyć dla poszczególnego pracownika 150 godzin w roku kalendarzowym. Jednak w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w umowie o pracę, dopuszczalne jest ustalenie innej liczby godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym. W związku z tym limit nadgodzin może być zwiększany, ale i także może ulec obniżeniu. Przy czym maksymalna liczba godzin nadliczbowych w ciągu roku kalendarzowego nie może przekroczyć dla pracownika zatrudnionego na pełnym etacie 416 godzin.). Pracodawca musi także pamiętać, że prawo zobowiązuje go do wynagrodzenia jego podwładnego za pracę w godzinach nadliczbowych, bądź udzielenie mu dodatkowego urlopu.

PIT-11

Po kolejne przedsiębiorcy mają obowiązek przekazać podatnikom oraz urzędom skarbowym, właściwym według miejsca zamieszkania podatnika, informacje o dochodzie rocznym i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych za rok 2017 (PIT-11).

RMUA

Następnym jest obowiązek wydania ubezpieczonemu informacji rocznej RMUA . Służy ona ubezpieczonemu do zapoznania się i weryfikacji prawidłowości opłacanych za niego składek, wykazanych przerw w ich opłacaniu i wypłaconych świadczeń. Informację roczną RMUA przekazuje się do końca lutego roku następującego po danym roku kalendarzowym. Jeśli jednak osoba ubezpieczona wystąpi z odpowiednim żądaniem, płatnik ma obowiązek przekazywać ją we wcześniejszym terminie – nie częściej jednak niż raz na miesiąc za miesiąc poprzedni. Płatnik ma obowiązek sporządzić i przekazać informację RMUA każdej osobie, którą miał obowiązek zgłosić w ZUS do ubezpieczeń oraz naliczać za nią składki ubezpieczeniowe.  !!! Rocznej informacji nie trzeba przekazywać osobom, które w danym roku kalendarzowym zgłoszone były przez płatnika wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego. Jeśli jednak ubezpieczony wystąpi z odpowiednim żądaniem, płatnik ma obowiązek przekazać mu informacje zawarte w raportach – nie częściej niż raz na miesiąc, bez konieczności przekazywania mu informacji rocznej.

Ponadto przedsiębiorcy zatrudniający pracowników muszą wraz z końcem roku kalendarzowego dopilnować wykonania obowiązku rozliczenia w kwestii kadrowej z takimi instytucjami jak ZUS, GUS czy PFRON. W związku z tym warto pamiętać o takich dokumentach jak:

IWA

Pracodawca opłacający składki na ubezpieczenie wypadkowe do 31 stycznia 2018 r. zobowiązany jest przekazać formularz ZUS IWA za poprzedni rok kalendarzowy, jeżeli spełnia następujące warunki:

  • przez wszystkie miesiące w poprzednim roku opłacał składki na ubezpieczenie wypadkowe za co najmniej jedną osobę – czyli był płatnikiem składek na to ubezpieczenie przez cały poprzedni rok i co najmniej jeden dzień w styczniu tego roku,
  • w poprzednim roku zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego średnio w miesiącu co najmniej 10 osób (w tym siebie),
  • 31 grudnia poprzedniego roku był wpisany do rejestru REGON.

Ważne! Pracodawca nie musi składać informacji ZUS IWA, jeżeli chociaż w jednym miesiącu poprzedniego roku ani jedna osoba, za którą opłacał składki, nie podlegała temu ubezpieczeniu.

ZSWA

31 marca 2018 r. upływa termin na złożenie dokumentu ZUS ZSWA – Zgłoszenie / korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze za 2017 rok.

Zgłoszenie ZUS ZSWA są zobowiązani przekazać płatnicy, którzy na mocy ustawy z dnia 19 grudnia 2008 roku o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 965, z późn. zm.) mają obowiązek prowadzenia ewidencji pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz opłacania za tych pracowników składek na Fundusz Emerytur Pomostowych.

Sprawozdanie GUS

Pracodawcy, którzy zobligowani są do wypełniania i przekazywania sprawozdań do Głównego Urzędu Statystycznego, powinni pamiętać o czekających ich obowiązkach w zakresie sprawozdań kwartalnych oraz rocznych. Badania statystyczne mogą być prowadzone jako dobrowolne lub obowiązkowe. Te drugie trzeba przekazać do GUS w ustawowym terminie w zależności od rodzaju sprawozdania.

!!! W odniesieniu do sprawozdań za 2017 r. składanych w styczniu i w lutym 2018 r. stosuje się dotychczasowe rozporządzenie RM z 28 lipca 2016 r. w sprawie programu badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2017 (Dz.U. poz. 1426).

PFRON

Pracodawcy zobligowani do comiesięcznego składania deklaracji do PFRON, również nie mogą zapomnieć o rocznym obowiązku złożenia deklaracji DEK-R lub INF-2.

  • DEK-R (deklaracja roczna) – pracodawca składa, jeśli w ciągu roku kalendarzowego miał obowiązek złożyć przynajmniej jedną deklarację. Deklarację DEK-R należy przesłać w terminie do dnia 20 stycznia roku następnego po roku, w którym zaistniały okoliczności powodujące powstanie obowiązku wpłat.
  • INF-2 (informacja roczna – o zatrudnieniu, kształceniu lub działalności na rzecz osób niepełnosprawnych) – pracodawca składa, jeśli w ciągu roku kalendarzowego miał obowiązek złożyć przynajmniej jedną informację INF-1. Informację  INF-2 należy przesłać w terminie do dnia 20 stycznia następnego po roku, którego dotyczy informacja.


Podstawa prawna:

art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r. poz. 963)

art. 31 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1242 z późn. zm.).

art. 152, art. 161, art. 168 Kodeksu pracy

art. 151 Kodeksu pracy

ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 31 marca 2010 Nr 51 poz. 307 ze zm.)

rozporządzenie Rady Ministrów z 28 lipca 2016 r. w sprawie programu badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2017 (Dz.U. poz. 1426)

ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych
(Dz. U. z 2008 r. Nr 14, poz. 92, z późn. zm.)

Obowiązki pracodawcy na koniec roku
5 (100%) 1 vote

Polub nas i bądź na bieżąco z naszym doradztwem

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Wpisz swój komentarz
Wpisz swoje imię