Zwrot kosztów podróży służbowej

Polub nas i bądź na bieżąco z naszym doradztwem

Zwrot kosztów podróży służbowej

Jeśli jesteś pracodawcą i nie wiesz jak rozliczyć koszty podróży służbowej zatrudnionego lub jesteś pracownikiem, którego szef deleguje poza stale miejsce pracy i zastanawiasz się jakie w związku z tym masz prawa, koniecznie przeczytaj poniższy artykuł. Znajdziesz w nim omówienia przepisów prawnych i wskazówki dotyczące rozliczania krajowej i zagranicznej podróży służbowej.

Podróż służbowa- czym jest, za co i kiedy przysługuje zwrot kosztów ?

Podróż służbowa określona jest w kodeksie pracy jako wykonywanie na polecenie pracodawcy zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Zgodnie z przepisami za podróż służbową przysługują należności na pokrycie kosztów z nią związanych (diet, kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejskiej, noclegów i innych udokumentowanych wydatków).

Wysokość jak również warunki wypłacania owych należności pracownikowi określone powinny zostać w:

  • układzie zbiorowym pracy,
  • regulaminie wynagradzania (jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym),
  • umowie o pracę (jeśli pracodawca nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania).

W sytuacji gdy żaden z tych dokumentów nie reguluje kwestii rozliczania podróży służbowej, wówczas należy odnieść się do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

!!! Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej ustala minimalny standard wszystkich świadczeń z tytułu podróży służbowych, które w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę mogą być uregulowane korzystniej dla pracownika. W razie uregulowania mniej korzystnego dla pracownika, zastosowanie będą miały przepisy wskazane w rozporządzeniu.

Zwrot kosztów podróży krajowej

W czasie służbowej podróży krajowej pracownik nabywa prawo do diety, która jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę. Zwrot z tytułu diet oblicza się za  okres od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) w następujący sposób:

  • jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
  1. mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
  2. od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
  3. ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
  • jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
  1. do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
  2. ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości,
  • dieta  nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w sytuacji, gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Kwotę diety  zmniejsza się wówczas o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie – 25% diety; obiad – 50% diety; kolacja – 25% diety.

Poza dietą pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu/ów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem przekraczającym ten limit.

!!! W sytuacji, gdy nie zapewniono pracownikowi bezpłatnego noclegu lub pracownik nie rozliczył opłaty za nocleg w czasie podróży służbowej  (nie przedstawił rachunku), przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 % diety. Ryczałt ten przysługuje jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godz. 21 i 7. Należy pamiętać jednak, że zwrot kosztów lub ryczałt za nocleg nie przysługują za czas przejazdu a także jeśli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Kolejną kategorię należności przysługujących pracownikowi za odbycie podróży służbowej stanowią koszty przejazdów i dojazdów środkami komunikacji miejskiej. Warto na samym początku podkreślić, że środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Za każdą rozpoczętą dobę podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejskiej w wysokości 20 % diety. Przepis nie ma jednak zastosowania jeśli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów lub ustali z pracodawcą zwrot tych kosztów w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu bądź paliwa.

Inne niezbędne wydatki określone w rozporządzeniu obejmują opłaty: za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży. Wszystkie te koszty zwraca się w udokumentowanej wysokości.

Przykład rozliczenia służbowej podróży krajowej:

Pan Jacek wyruszył w podróż służbową 16.10.2017r. o godz. 10. Wrócił o godz. 16 w dniu 20.10.2017r. Pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego noclegu. Pan Jacek przedstawił także pracodawcy bilety dokumentujące koszty przejazdu, które musiał ponieść w trakcie podróży służbowej na łączną kwotę 140 zł. Jakie są łączne koszty podróży służbowej pracownika?

Odp.: Pan Jacek był w podróży służbowej 4 pełne doby i 6 godzin oraz przedstawił bilety dokumentujące jego przejazdy związane z wykonywaną w podróży pracą na kwotę 140 zł. Łączne koszty podróży służbowej Pana Jacka wynoszą zatem:

4 x 30zł+50% x 30zł= 135 zł -dieta

4 x 150% x 30zł= 180 zł -ryczałt za noclegi

140 zł – bilety

Razem: 135 zł + 180 zł + 140 zł = 455 zł -koszt krajowej podróży służbowej Pana Jacka

Zwrot kosztów podróży zagranicznej

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej dołączony jest załącznik określający wysokość diety za dobę podróży zagranicznej oraz limit na nocleg w poszczególnych państwach.

Za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości. Za niepełną zaś dobę podróży zagranicznej:

  • do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
  • ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
  • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety. Kwotę diety zmniejsza się bowiem o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie -15% diety; obiad-30% diety; kolacja-30% diety. Z kolei pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest zaś niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

W przypadku podróży zagranicznej za każdą dobę pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym pracownikowi przysługuje 25% diety.

Natomiast za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu. Przy czym nie przysługuje on za czas przejazdu. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit.

Pracownikowi przysługuje także ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości zagranicą, w której pracownik korzystał z noclegu. W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.
Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.
Powyżej wskazane ryczałty nie przysługują, jeżeli pracownik:
1)odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem;
2) ma zapewnione bezpłatne dojazdy;
3)nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

Przykład rozliczenia zagranicznej podróży służbowej:

Pracodawca wysłał Pana Władysława w podróż służbową do Niemiec. Wszelkie koszty dojazdu zostały uregulowane przed wyjazdem pracownika przez pracodawcę, pracownik we własnym zakresie jednak organizował sobie posiłki i noclegi. Zagraniczna podróż służbowa trwała od godziny 12:00 dnia 17.10.2017r. do godziny 12:45  dnia 20.10.2017r. Pracownik dostarczył rachunki za noclegi odpowiednio na kwotę 50,00 € i 40,50 €. Ile powinien wynosić zwrot kosztów dla pracownika?

Zagraniczna podróż służbowa w tym przypadku trwała pełne 3 doby i 45 minut. Diety dla podróży służbowej w Niemczech według wykazu załącznika do rozporządzenia wynoszą 49 €. Pracownik dostarczył rachunki za noclegi odpowiednio na kwotę 50,00 € i 40,50 €. Koszty podróży służbowej Pana Władysława wynoszą więc:

Razem: 163,33 €+ 90,50 € = 253,83 €

3 x 49 € + 1/3 x 49 € = 147 € + 16,33 € = 163,33 € – dieta

50,00 € + 40,50 € = 90,50 € – koszty noclegu

Razem: 163,33 €+ 90,50 € = 253,83 € – koszt zagranicznej podróży służbowej Pana Władysława

Dokumentowanie kosztów podróży służbowej

Pracownik musi rozliczyć koszty podróży służbowej w terminie 14 dni od powrotu z podróży. Jednocześnie musi przedstawić pracodawcy dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki.



Podstawa prawna:

Art. 77 Kodeksu Pracy

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej z dnia 29 stycznia 2013 r. (Dz. U. 2013, poz. 167)

Zwrot kosztów podróży służbowej
5 (100%) 1 vote

Polub nas i bądź na bieżąco z naszym doradztwem

Leave a Comment