Rozliczenie na podstawie paragonu – kiedy paragon stanowi dowód księgowy w PKPiR ?

 

 

Czy paragon z NIP-em podatnika może stanowić podstawę do zaksięgowania wydatku w PKPiR?

 

👉A. Tak

👉B. Nie – w żadnym wypadku nie stanowi podstawy do ujęcia wydatku w PKPIR

👉C. Tak, ale z pewnymi wyjątkami.

 

Odpowiedź C, Tak, ale z pewnymi wyjątkami;

  • do kwoty 450 zł lub 100 euro (art. 106e  5. Faktura może nie zawierać:

3) w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

  1. Przepisu ust. 5 pkt 3 nie stosuje się w przypadku sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju, sprzedaży, dla której nie jest na fakturze podawany numer, o którym mowa w ust. 1 pkt 5, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz w przypadku, o którym mowa w art. 106a pkt 2 lit. a.)

lub 

  • § 13 ust. 4 Rozporządzenie MF w sprawie prowadzenia PKPiR: Zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 4, Paragony dokumentujące zakup powinny być zaopatrzone w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon – określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik uzupełnia jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

 

MF z dnia 3.09.2019: “(…)zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami VAT, paragon do kwoty 450 zł brutto (100 euro) z NIP nabywcy stanowi fakturę uproszczoną, równoważną ze zwykłą fakturą. W przypadku takich paragonów (z NIP nabywcy), aby potwierdzić zakup, nabywca nie musi dodatkowo występować o zwykłą fakturę(…).


Paragon jako dowód księgowy – Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

§ 23 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów stanowi, że w  zapisy księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 11–15.

Odnosząc się do kwestii dokumentowania wydatków na podstawie paragonu (wydruku z kasy fiskalnej) rozporządzenie (§ 13 ust. 4) wskazuje, że paragon może stanowić dowód księgowy ale w ściśle określonych sytuacjach a mianowicie wówczas, gdy dotyczy:

  • zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych (z zastrzeżeniem ust. 2 pkt. 4).

Paragony dokumentujące zakup powinny być zaopatrzone w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon – określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik uzupełnia jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Przykład: 

Podatnik kupił na cele działalności gospodarczej środki czystości. Na udokumentowanie tego zakupu posiada jedynie paragon z kasy fiskalnej. Czy może on stanowić dowód księgowy dokumentujący poniesienie wydatku ?

Odpowiedź:

Zakup w jednostkach handlu detalicznego środków czystości przeznaczonych na cele działalności gospodarczej może zostać udokumentowany paragonem i stanowi dowód księgowy jeśli jest zaopatrzony w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon – określający ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Dodatkowo § 13 ust. 5 rozporządzenia wskazuje, że paragonami lub dowodami kasowymi mogą być udokumentowane wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów. Wówczas do takich dowodów księgowych stosuje się odpowiednio przepisy zawarte w ust. 4. 

Przykład:

Podatnik odbył własnym autem podróż celem podpisania umowy z kontrahentem w Niemczech. Kilkakrotnie tankował paliwo za granicą, czego dowodem są paragony fiskalne. Czy mogą być one traktowane jako dowód księgowy, podlegający zaksięgowaniu w PKPiR ?

Odpowiedź:

Wydatki poniesione przez podatnika na zakup paliwa za granicą podlegają zaliczeniu w koszty uzyskania przychodu. Dowodami księgowymi we wskazanej sytuacji  są wydruki z kasy fiskalnej. Przy czym dowody te muszą być zaopatrzone w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon – określające ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Ponadto wskazać należy, iż przejazd płatną autostradą ze względu na trudności w otrzymaniu innego dowodu księgowego może zostać udokumentowany wydrukiem z kasy fiskalnej, przy czym warunkiem koniecznym jest, odbycie podróży w celach służbowych, mającej na celu uzyskanie przychodów lub zabezpieczenie ich źródła. Warto w takiej sytuacji posiadać również inne dokumenty potwierdzające odbytą podróż służbową.

Paragon fiskalny jako faktura uproszczona a ewidencja w PKPiR

Panadto, poza operacjami gospodarczymi określonymi w rozporządzeniu, wydruk z kasy fiskalnej traktuje się jako dowód księgowy jeżeli wystawiony jest jako faktura uproszczona zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.). 

Zgodnie z zapisem wskazanego przepisu fakturę uproszczoną można wystawić, gdy kwota sprzedaży nie przekracza 450 zł albo 100 euro. “Uproszczenie” wiąże się tu z możliwością zamieszczenia na fakturze węższego zakresu danych w stosunku do zwykłej faktury.

Zgodnie z zapisem wskazanego przepisu fakturę uproszczoną można wystawić, gdy kwota sprzedaży nie przekracza 450 zł albo 100 euro. “Uproszczenie” wiąże się tu z możliwością zamieszczenia na fakturze węższego zakresu danych w stosunku do zwykłej faktury. 

Faktura uproszczona powinna zawierać w szczególności:

  • datę wystawienia;
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika (sprzedawcy) towarów lub usług oraz jego adres;
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a ustawy o VAT;
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b ustawy o VAT; 
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
  • kwotę należności ogółem.

!!! Faktura uproszczona jest traktowana jak zwykła faktura, która zawiera pełne dane nabywcy i na tej podstawie jest również wykazywana w JPK_VAT.

Zwróć uwagę, że od dnia 01.01.2020 r. w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej. W sytuacji więc, gdy sprzedawca wystawi paragon, który będzie spełniał warunki faktury uproszczonej, to taki wydruk z kasy fiskalnej będzie traktowany jako faktura. Zatem nie można wystawić drugiej faktury dokumentującej tę sprzedaż.

Przykład:

Podatnik dokonał zakupu na cele prowadzonej działalności gospodarczej. Sprzedawca wystawił mu fakturę uproszczoną. Czy dodatkowo podatnik żądać od sprzedawcy wystawienia faktury VAT ? Czy faktura uproszczona jest wystarczającym dokumentem aby rozliczyć koszty w PKPiR ?

Odpowiedź: 

W przypadku gdy paragon spełnia wszystkie warunki kwalifikujące go do uznania za fakturę uproszczoną (zawiera dane wskazane w ustawie o VAT) jest traktowany jako faktura.

 Faktura uproszczona jest dowodem księgowym na podstawie którego podatnik może rozliczyć poniesiony koszt.



Podstawa prawna:

Art. 106b ust. 5, art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j.: Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.)

§ 11-15 i 23 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

 

Polub nas i bądź na bieżąco z naszym doradztwem

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here