Jak wygląda kontrola ZUS w firmie

Hasło ,,kontrola’’ od zawsze budzi przerażenie i strach w umysłach przedsiębiorców i pracowników kadrowych. Czy słusznie? Zazwyczaj kiedy słyszymy o kontroli od razu myślimy, że coś z pewnością zrobiliśmy źle, nieterminowo, niedbale…., boimy się konsekwencji nie wiedząc nawet jeszcze czy coś rzeczywiście zostało wykonane błędnie. Jak się okazuje jednak kontrola ZUS w firmie nie jest wcale taka straszna jak niektórzy myślą. Na wstępie należy zaznaczyć przede wszystkim, że kontrola płatników składek prowadzona przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest działalnością planową a więc wbrew powszechnym plotkom następuje ona za wcześniejszym uprzedzeniem. Jak przebiega ile trwa i z czym wiąże się kontrola ZUS, dowiesz się czytając artykuł.

Przebieg kontroli ZUS

Na cały proces kontroli przeprowadzanej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych składają się następujące elementy:

  1. Doręczenie zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli

(Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Na pisemny wniosek płatnika składek wszczęcie kontroli może nastąpić przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.).

  1. Doręczenie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli

(Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli wydaje Główny Inspektor Kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub upoważnieni przez niego inspektorzy kontroli ZUS. Inspektor kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wszczyna kontrolę po okazaniu legitymacji służbowej i doręczeniu płatnikowi składek upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, a w przypadku jego nieobecności, po okazaniu wyżej wymienionych dokumentów osobie upoważnionej do reprezentowania płatnika składek.).

!!!!! Nie wszczyna się kontroli w przypadku nieobecności płatnika składek, a także w przypadku braku pisemnego wskazania przez płatnika składek osoby upoważnionej do reprezentowania go w czasie kontroli, w szczególności w czasie jego nieobecności.

  1. Zapewnienie warunków do przeprowadzenia czynności kontrolnych.
  2. Czas trwania kontroli.
  3. Zakończenie czynności kontrolnych.
  4. Środki odwoławcze.

Kontrola ZUS w praktyce- jak to wygląda i na co zwrócić uwagę

Po doręczeniu zawiadomienia, wylegitymowaniu się kontrolera i przedstawieniu upoważnienia do przeprowadzenia czynności kontrolnych inspektor ZUS przystępuje do kontroli.

Kontrolę przeprowadza się w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności. Za zgodą kontrolowanego płatnika składek kontrola może zostać przeprowadzona w siedzibie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych mimo zapewnienia warunków technicznych, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli. Zgodę na prowadzenie czynności kontrolnych w siedzibie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych płatnik składek wyraża na piśmie.

!!!!!!Czynności kontrolne bez zgody płatnika składek prowadzi się w siedzibie terenowej jednostki organizacyjnej ZUS w przypadku, gdy wyznaczone przez płatnika składek pomieszczenie nie spełnia warunków technicznych, nie posiada zabezpieczenia przed uszkodzeniem lub zniszczeniem oraz dostępem do dokumentacji przez osoby nieuprawnione lub jeśli charakter czynności tego wymaga.

Ile trwają czynności kontrolne?

Czas trwania kontroli różni się w zależności od statusu płatnika składek – “płatnik składek niebędący przedsiębiorcą” i “płatnik składek będący przedsiębiorcą”, oraz od liczby ubezpieczonych zatrudnionych u danego przedsiębiorcy.

Kontrola płatnika składek niebędącego przedsiębiorcą nie powinna trwać dłużej niż miesiąc, a kontrola wymagająca pozyskania dowodów ze źródeł osobowych, opinii z innych instytucji nie powinna trwać dłużej niż dwa miesiące.

Z kolei kontrola płatnika składek przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać następujących terminów:

  • mikroprzedsiębiorca – 12 dni roboczych,
  • mały przedsiębiorca – 18 dni roboczych,
  • średni przedsiębiorca – 24 dni roboczych,
  • pozostali przedsiębiorcy – 48 dni roboczych.

Ustalenia przeprowadzonej kontroli opisuje się w protokole kontroli. Sporządza się go w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach-po jednym dla każdej ze stron. W dniu doręczenia protokołu płatnikowi składek kontrola zostaje zakończona.

Środki odwoławcze – jak i kiedy może z nich skorzystać przedsiębiorca

Płatnik składek lub osoba upoważniona może złożyć sprzeciw wobec podjęcia i wykonywania przez inspektora kontroli ZUS czynności kontrolnych . Sprzeciw przedsiębiorca wnosi na piśmie w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli wraz z uzasadnieniem. Wniesienie sprzeciwu powoduje wstrzymanie czynności kontrolnych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Organ kontroli w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprzeciwu rozpatruje go i wydaje postanowienie o odstąpieniu czynności kontrolnych bądź ich kontynuowaniu. Na takie postanowienie przedsiębiorcy przysługuje zażalenie w terminie 3 dni od dnia otrzymania postanowienia. Rozstrzygnięcie zażalenia następuje nie później niż w terminie 7 dni od dnia jego wniesienia.

Płatnik składek ma prawo w terminie 14 dni od daty otrzymania protokołu złożyć pisemne zastrzeżenia do jego ustaleń, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń płatnika składek informuje się na piśmie. Po upływie terminu do wniesienia zastrzeżeń w pierwszej kolejności płatnik składek w terminie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli jest zobowiązany do złożenia dokumentów korygujących lub brakujących.

W przypadku nie wywiązania się z nałożonego obowiązku Zakład Ubezpieczeń Społecznych wydaje decyzję. Wydanie decyzji następuje w terminie jednego lub dwóch miesięcy. Płatnik składek jest zobowiązany do złożenia dokumentów korygujących lub brakujących w terminie 30 dni od daty uprawomocnienia się decyzji.

 



Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. 2015 r. poz. 121) Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. 2013 r. poz. 672 z późn. zm.)

Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2013 r. poz. 267 z późn. zm.)

Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (Dz. U. z 1998 r. Nr 164 poz. 1165)

Polub nas i bądź na bieżąco z naszym doradztwem

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here